7 Motivos por los que deberías automatizar tu proceso contable

En este artículo te vamos a explicar por qué pasar de un sistema manual de procesamiento de facturas a uno automatizado tiene multitud de ventajas para tu negocio, como por ejemplo, ahorrar un 70% del tiempo de trabajo. ¿Quieres saber más? ¡Quédate leyendo!

¿En qué consiste la automatización contable y cómo puedes empezar a automatizar tu proceso contable?

En primer lugar, tenemos que saber qué significa automatizar el proceso contable, ya que seguro que lo has oído pero quizá no sabes bien de qué va. En términos generales, es cuando los procesos contables se ayudan de tecnología para simplificar y automatizar el proceso de contabilidad de una empresa.

Como por ejemplo, digitalizar facturas, que es el paso de una factura física (en papel) a una variante digital. Este proceso puede realizarse tanto escaneando el documento como tomando una fotografía con la cámara. Para ello, las plataformas usan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) mediante el cual se convierte el texto en un formato de texto que al ser escaneado pixel a pixel, puede leerse por las máquinas. Es decir, se extrae el texto de un documento, ya sea imagen o escaneado.

Para saber más sobre esta tecnología, lee nuestro artículo ‘Qué es un OCR y por qué necesitas automatizar tu proceso contable’ visitando este enlace.

Con este nuevo formato, las facturas entran en un nuevo flujo de trabajo de validación inteligente a la hora de aprobarse, pagarse e incluso archivarse.

Proceso manual vs. automatización

Pese a que la automatización contable es una excelente herramienta para eliminar los procesos manuales, la realidad es que sigue predominando el papel en la mayoría de las empresas y con ellos los procesos manuales. Aproximadamente el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel global sigue siendo en papel.

¿Esto por qué sucede? La razón abreviada es la reticencia al cambio aún existente. Sin embargo, las empresas crecen y evolucionan, esto provoca que cada vez haya más cantidad de facturas, dificultando todo el ritmo de trabajo y el proceso contable.

¿Qué pasa si hay que procesar cientos o miles de facturas a la semana? Los empleados se pueden ver sobrepasados por tediosas tareas manuales, e incluso podrían cometer errores por la presión y el exceso de trabajo que especialmente se genera durante los cierres trimestrales. Ante esto, la automatización contable es la solución para no quedarse atrás en la carrera.

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Importancia de la automatización contable

Como mencionamos anteriormente, el proceso manual puede llegar a ser sumamente fastidioso, por eso, ha llegado la hora de automatizar los procesos para transformarlos en procesos productivos ágiles que aporten datos e información en tiempo real.

Pero no te preocupes, si aún no te ha quedado claro por qué debes automatizar tu proceso contable, aquí te vamos a dar 7 razones de peso por las que deberías empezar a pensar en ello. Estate atento y toma nota.

1. Reducción de costes

Al automatizar, se elimina la necesidad de procesos basados puramente en papel, esto puede ahorrar grandes cantidades de dinero a tu empresa a largo plazo, ya que los gastos derivados de papel, franqueo o costes de impresión se reduce, al igual que los costes de personal que implica la gestión documental.

2. Aumento de productividad

Con la automatización contable, los ritmos de trabajo se agilizan, aumentando notablemente la productividad del equipo. Se ganan horas de trabajo al no tener que buscar las facturas ni perder tiempo en encontrarlas.

Teniendo todas las facturas de forma centralizada es mucho más sencillo encontrar la que quieras según distintos parámetros de búsqueda, con lo que puedes ir directamente al grano. Asimismo, se reducen las tareas en la gestión y verificación de facturas.

3. Ahorro en tiempo

Esta ventaja tiene mucho que ver con la anterior y es que están directamente relacionadas. Al reducir el tiempo se gana en productividad. Procesar manualmente todas las facturas de un trimestre puede ser una tarea increíblemente monótona, por lo que al automatizar esta tarea se ahorra tiempo de manera bastante notable. Como mencionamos anteriormente, se puede reducir el tiempo en aproximadamente un 70%.

¿Suena increíble, no? Pero esto no es todo palabrería, uno de los clientes de Inmatic logró contabilizar 1.000 facturas en 15 minutos reduciendo de manera significativa el tiempo que hubiesen invertido en estas tareas si hubiesen sido realizadas de forma manual.

Si quieres conocer más sobre este caso de éxito visita este enlace.

4. Reducción de errores

Las máquinas han venido para facilitarnos la vida y está claro que con la automatización contable se pueden reducir de forma notoria los errores humanos. Cuando realizamos la entrada manual de datos podemos incurrir en errores por diferentes factores; esto con la automatización se elimina casi por completo, dando lugar a procesos más fiables, precisos y efectivos.

En el caso del robot contable Inmatic, no solo automatiza y digitaliza tus facturas, sino que te aportará una gran precisión y confianza, ya que gracias a su potente tecnología basada en inteligencia artificial, posee una tasa de aciertos sin precedentes. Podrás respirar tranquilo sabiendo que cuenta con una fiabilidad del 100%, por lo que no pasará por alto ninguna anomalía ni error.

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5. Incremento en la cartera de clientes

Al incrementar la productividad y optimizar el tiempo invertido en el procesamiento de las facturas y la gestión contable, los clientes de Inmatic ganan capacidad para incorporar nuevos clientes y sin que aumente la carga de trabajo o sobrecargue al equipo contable. ¿Quién no querría ahorrar costes, tiempo, y además, aumentar ingresos?

Este es el caso de Jose Antonio, cliente de Inmatic, quien contaba en su gestoría con un volumen de 50.000 facturas al mes, lo que hacía que estas tareas ocupasen una gran parte de la jornada laboral. El robot contable reconoció el 95% de las facturas, logrando procesar multitud de facturas en pocos minutos, lo que les permitió incrementar así su productividad y consiguieron nuevos clientes sin que la carga de trabajo fuese mayor.

Si quieres saber más sobre este caso de éxito y muchos más otros, visita nuestro blog en el siguiente enlace.

6. Reducción de espacio y mayor seguridad

Actualmente, las empresas tienen que invertir demasiado espacio para guardar todos los documentos físicos que han ido almacenando con el paso del tiempo. Solamente el hecho de pasar las facturas en papel a digitales supone un ahorro total de este espacio físico y además, se puede contar con la seguridad de que esos documentos son fácilmente localizables y almacenados en la nube.

Asimismo, gracias a esta automatización de los procesos, los trabajadores pueden optar a una mayor flexibilidad y movilidad, pues pueden consultar los documentos desde cualquier espacio. Pero, no solo estás ahorrando en espacio físico sino que también, estarás contribuyendo a una mejor preservación del medio ambiente.

Por su parte Inmatic también pone a tu disposición un potente gestor documental, que te ayudará a digitalizar las facturas y obtener los listados automáticamente en Excel y PDF, aportando una gran independencia y agilidad en el proceso contable.

7. Equipo aún más satisfecho

Si no te has quedado satisfecho con las anteriores razones, tenemos una última y es de peso. Al ahorrar en tiempo, productividad y mejorar la calidad de trabajo, contarás con trabajadores más satisfechos y no hay nada mejor para una empresa que un empleado satisfecho.

Con la liberación de la carga de trabajos mecánicos que resultan tediosos, el contable se puede centrar en otras tareas también importantes y contribuir al crecimiento de la organización. Escala tu modelo de trabajo con Inmatic.

No te quedes con las ganas, prueba Inmatic gratis

Como adelantamos anteriormente, te presentamos una de las soluciones más interesantes del mercado para agilizar tu proceso contable: Inmatic. Esta plataforma no solamente automatiza y digitaliza todas tus facturas, también es capaz de generar asientos contables.

Y si necesitas que enlace con tu programa contable, no te preocupes, porque sus conectores son uno de sus grandes fuertes, ya que enlaza a la perfección con las aplicaciones contables más usadas del mercado: A3ECO, A3Innuva, Aplifisa, Contanet, Contaplus, Contasol (local y nube), Diez Software, Estimasol, Glasof, Golden Soft, Holded, Monitor Informática y Sage. Esto permite contabilizar todos los documentos subidos a Inmatic de inicio a fin.

Como sabemos que un hecho vale más que mil palabras y estamos tan seguros de la eficacia de Inmatic, te animamos a probarlo totalmente gratis y sin compromiso. Estamos seguros de que una vez lo pruebes no te arrepentirás.

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