Qué es un OCR y por qué necesitas automatizar tu proceso contable
Usamos OCRs mucho más de lo que pensamos. Pero, ¿cómo podemos aplicarlos para mejorar nuestros procesos contables? En este artículo te explicamos cómo puedes ahorrar tiempo y esfuerzo con el uso del reconocimiento óptico de caracteres en el procesamiento de tus facturas.
¿Qué es un OCR?
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR), también conocido como reconocimiento de texto o extracción de texto es un proceso mediante el cual se convierte una imagen con texto en un formato de texto que puede ser leído por las máquinas, escaneándose pixel a pixel. En pocas palabras, automatizan la extracción de datos de un fichero, ya sea una imagen, un documento escaneado o un PDF.
El texto se extrae normalmente como líneas de texto, palabras, párrafos o bloques de texto, permitiendo el acceso a la versión digital del documento que se ha escaneado, eliminando o reduciendo el proceso de introducir los datos a mano.
¿Por qué es importante contar con un OCR?
La mayoría de los flujos de trabajos funcionan mediante medios de comunicación como son formularios impresos, facturas, documentos legales, contratos, entre otros. Esto supone un gran volumen de papeleo que necesita mucho tiempo para almacenarse, procesarse y administrarse, siendo en ocasiones una tarea lenta, tediosa y que puede llevar a errores humanos.
Al convertir las imágenes de texto en datos, los OCRs cuentan con numerosas ventajas, como la posibilidad de optimizar operaciones, mejorar productividad, automatizar los procesos, evitar equivocaciones y analizar de forma más ágil los datos extraídos.
¿Cómo aplicamos los OCRs al procesamiento de facturas?
Según informa Pagero en 2022, durante la pandemia, se produjo un auge en la facturación electrónica, pero la realidad es que todavía el 45% de las facturas se procesa de forma totalmente manual, incluso a sabiendas de que el coste medio de procesamiento de una sola factura es de 9,25$. Sin embargo, al procesarlas de manera digital se ahorra entre un 60-80% de tiempo comparado con el procesamiento tradicional (Billentis, 2019).
En la contabilidad, uno de los grandes retos es encontrar la forma de reducir los tiempos y recursos que se utilizan para el procesamiento de facturas, intentando lograr un sistema homogéneo y centralizado.
Los OCRs tienen un sinfín de ventajas, pero una de las más importantes es la gran precisión y fiabilidad con la que reconocen y extraen todos los datos de las facturas, sin necesitar gestiones previas o posteriores del trabajador.
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Optimiza el espacio y el tiempo
Gracias a este sistema se reducen los errores en los procesos contables e incluso, es más fácil identificarlos cuando ocurren. Los datos, una vez procesados, se almacenan digitalmente y se añaden al programa que la empresa utilice. De esta forma, también se gana espacio físico, pues tras procesarlas, todo queda almacenado en la nube de forma segura.
Además, los equipos contables son capaces de escanear las facturas y procesarlas directamente sin necesidad de que los documentos sigan un modelo determinado, ya que el OCR reconoce distintos tipos de archivos y formatos. Detectando el tipo de documento basándose en los datos que éste contiene y clasificándolos según su naturaleza. De esta forma, la búsqueda de una factura concreta es mucho más fácil.
Sube tus facturas ágilmente
El sistema de Inmatic acepta múltiples formatos como PDF, JPG, PNG, Excel o en ficheros ZIP con múltiples documentos. Esto aporta agilidad y autonomía, permitiendo que tus propios clientes sean quienes suban las facturas, ya sean escaneadas, fotografiadas o como documentos digitales.
La automatización es el futuro
Los programas de reconocimiento óptico de caracteres agilizan los procesos contables para lograr una mejor salud financiera del negocio, por eso no es de extrañar que, según un estudio de Mckinsey & Company, el 70% de los encuestados afirman que están realizando pruebas piloto de automatización en sus procesos de trabajo en una o varias partes del negocio.
Al cierre de los trimestres, los gestores contables acaban totalmente abrumados ante el gran nivel de facturas que reciben, esto lleva a errores de última hora y provoca que su trabajo sea mucho más difícil, pero con el uso de OCRs olvidarse de todo esto es posible.
Mucho más que un OCR
En esta sección te vamos a contar algunas de las razones por las que Inmatic es una de las opciones más interesantes del mercado.
La satisfacción de los usuarios que han probado nuestra plataforma avala su óptimo funcionamiento. Como es el caso de una empresa de transportes, que después de investigar distintas alternativas que ofrece el mercado, se decantó por Inmatic. “Elegimos Inmatic porque, a diferencia de otras soluciones, se enfoca en la automatización contable y no únicamente en la digitalización de documentos”. Usando Inmatic consiguieron contabilizar en sólo 30 minutos todas las facturas del mes y ahorrarse aproximadamente una jornada completa de trabajo. ¿No está nada mal, no?
Esta plataforma, no solo automatiza y digitaliza tus facturas en los formatos más usados, si no que es capaz de generar asientos contables. Cuando las facturas ya están procesadas, el software, gracias a la inteligencia artificial, detecta los campos para crear el asiento y los interpreta.
También cuenta con un potente gestor documental, que ayuda a digitalizar las facturas y obtener listados automáticos en Excel y PDF, aportando una gran autonomía y agilidad a los gestores contables.
La aplicación detecta facturas duplicadas pero además encuentra los campos, como las retenciones, todos los tipos de IVA e IGIC, suplidos, recargo equivalencia, comerciante minorista, fecha de vencimiento y forma de pago. Soporta facturas, tickets, facturas manuales y facturas intracomunitarias.
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Enlaza directamente con tu programa contable
Los conectores son uno de sus grandes fuertes, pues cuenta con variedad de ellos, enlazando a la perfección con las aplicaciones contables más usadas del mercado: A3, A3Innuva, Aplifisa, Contanet, Contaplus, Contasol (local y nube), Diez Software, Estimasol, Glasof, Golden Soft, Holded, Monitor Informática y Sage. Esto posibilita que acabe las tareas de principio a fin.
Fiabilidad y precisión sin límites
Su precisión y confianza son otra de sus grandes ventajas. Gracias a su potente tecnología basada en inteligencia artificial, posee una tasa de aciertos sin precedentes. Con una fiabilidad del 100% puedes contar con la tranquilidad de que el sistema no pasará por alto ningún error o anomalía, y en caso de detectarlas, avisará a un humano para que lo revise.
Pruébalo ya y sal de dudas
Sin duda, el uso de OCRs en contabilidad es un gran avance, pues ayudan a agilizar y optimizar los procesos, reduciendo tanto costes como los errores que pueden derivar del trabajo. Inmatic, a diferencia de otras alternativas del mercado, va más allá de lo que un OCR puede hacer por tu negocio, ayudándote a reducir en un 70% la carga de trabajo en tus procesos contables.
No te quedes con las dudas y pruébalo ya de manera totalmente gratuita durante 7 días siguiendo este enlace. Síguenos en nuestras redes sociales para no perderte ninguna novedad.
