En 1 minuto: El registro diario de jornada es obligatorio en España según el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Las empresas deben registrar el inicio y fin de la jornada, conservar los datos durante 4 años y garantizar su inalterabilidad. Tras el reciente cambio de criterio de la AEPD, el uso de biometría (huella dactilar) supone un alto riesgo de sanción. La digitalización a través de software integrado se posiciona como la única vía segura y eficiente para cumplir la normativa en 2026.
Si diriges una empresa, gestionas un equipo o formas parte del departamento de Recursos Humanos, es muy probable que el término "control horario" te genere cierto dolor de cabeza.
Entre los cambios legislativos, las nuevas directrices de protección de datos y el aumento de las revisiones por parte de la Inspección de Trabajo, lo que debería ser un simple trámite administrativo se ha convertido en un laberinto burocrático. Muchos de nuestros clientes nos han trasladado su preocupación y confusión respecto a la normativa vigente. ¡Y no es para menos!
En este artículo, vamos a arrojar luz sobre esta situación. Despejaremos todas tus dudas para que dejes de ver el registro de jornada como una amenaza de sanción y comiences a gestionarlo con total tranquilidad y seguridad jurídica.
El laberinto legal: ¿De dónde viene esta obligación?
Para entender el escenario actual, debemos remontarnos al Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo una modificación histórica en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Desde ese momento, se instauró la obligación ineludible para todas las empresas de registrar diariamente la jornada de su plantilla.
Pero, ¿qué exige exactamente la ley a día de hoy? Vamos por partes:
- Inicio y finalización exactos: No basta con poner "de 9:00 a 17:00". Debe existir un registro con el horario real y concreto de entrada y salida de cada persona trabajadora.
- El mito de la flexibilidad: Muchas empresas creen que si ofrecen flexibilidad horaria, no deben registrar la jornada. Es un error. El registro no impide la flexibilidad; simplemente sirve para contabilizar el tiempo efectivo de trabajo en cómputos mensuales o superiores, garantizando que no se exceden los límites legales.
- Conservación a largo plazo: La empresa está obligada a guardar los registros de jornada durante 4 años. Un Excel en el ordenador local de un administrativo es un riesgo enorme de pérdida de datos.
- Accesibilidad total: Durante esos 4 años, los registros deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y, por supuesto, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La "muerte" de la huella dactilar: El cambio de la AEPD
Si tu empresa sigue utilizando un lector de huella dactilar o reconocimiento facial para que los empleados fichen, estás asumiendo un riesgo legal crítico.
En noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía que cambió las reglas del juego. Anteriormente, los datos biométricos se consideraban datos personales estándar. Sin embargo, el nuevo criterio establece que la biometría entra en la categoría de datos de "especial protección".
¿Qué significa esto en la práctica? Que el uso de la huella dactilar para el control horario exige ahora una justificación excepcional, requiriendo superar un estricto "juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad". Para la inmensa mayoría de las pymes y grandes empresas, el riesgo de sanción por parte de la AEPD al usar biometría es altísimo, ya que existen alternativas menos intrusivas (como el fichaje digital desde dispositivos móviles o plataformas web).
¿Quiénes están realmente obligados a fichar? (Excepciones y casos especiales)
La norma general es clara: todos los trabajadores deben fichar. Sin embargo, hay matices fundamentales que la Inspección revisa con lupa:
- Contratos a tiempo parcial (Art. 12.4.c ET): En estos casos, el control debe ser extremadamente riguroso. La ley exige que el registro se sume mes a mes y se entregue una copia al trabajador junto con su nómina. El objetivo es evitar el fraude de las horas complementarias no declaradas.
- Teletrabajadores y personal móvil: Que un empleado no pise la oficina no le exime de fichar. La empresa debe proveer medios telemáticos para que el registro se realice con la misma validez que el presencial.
- La gran excepción: La Alta Dirección. Según el artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores, el personal de alta dirección está excluido de la obligación de registrar su jornada. (Ojo: esto aplica a altos directivos reales, no a mandos intermedios o jefes de departamento).
Requisitos de un sistema a prueba de Inspecciones
Si un Inspector de Trabajo llama a tu puerta mañana, te exigirá un sistema de registro que cumpla con tres pilares fundamentales:
- Debe ser Objetivo: Basado en datos reales, no en estimaciones.
- Debe ser Fiable: El sistema debe funcionar de manera constante y sin caídas que justifiquen "huecos" en los registros.
- Debe ser Inalterable: Los datos no pueden ser manipulados a posteriori ni por la empresa ni por el trabajador. Las hojas de firmas en papel o los documentos de Excel editables son cada vez más cuestionados por su facilidad de falsificación.
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¿Estás preparado para el siguiente paso? La solución definitiva
Como has visto, cumplir con el registro de jornada no es solo una obligación legal para evitar sanciones; es una oportunidad para mejorar la transparencia, la organización de tu empresa y la confianza de tu equipo.
En INMATIC sabemos que tu tiempo es oro. No queremos que lo pierdas gestionando procesos manuales pesados, archivando papeles o sufriendo por sistemas que se han quedado obsoletos (y al borde de la ilegalidad) ante las nuevas exigencias de la AEPD. Nuestro objetivo es que integres todas tus herramientas de trabajo en una misma plataforma, eliminando la fricción de tu día a día.
Por eso, nos emociona anunciar que en breve lanzaremos nuestro nuevo módulo de control de fichajes integrado en INMATIC.
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Estad muy atentos a nuestras próximas comunicaciones... ¡vuestras gestiones están a punto de volverse mucho más ágiles!
Bibliografía y fuentes de consulta
Para elaborar esta guía, nos hemos basado en la normativa vigente y las directrices oficiales más recientes:
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
- Estatuto de los Trabajadores: Especialmente el artículo 34.9 (obligación del registro diario), el 2.1.a (excepción para el personal de alta dirección) y el 12.4.c (obligaciones en contratos a tiempo parcial).
- Guía sobre el Registro de Jornada: elaborada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.
- Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): Guía sobre el tratamiento de datos biométricos y cambio de criterio (noviembre de 2023).
