La transformación digital de los procesos internos ya no es una opción, sino un requerimiento para las empresas que aspiran a mantenerse en la competencia. En este escenario, la implementación de un gestor documental eficaz se establece como una herramienta estratégica esencial. Su puesta en marcha posibilita incrementar la productividad, evitar errores, potenciar la cooperación entre todos y simplificar la toma de decisiones fundamentada en datos, información fiable y actualizada.
Pero, ¿Qué significa precisamente un gestor documental y por qué deberías darle carácter fundamental en tu despacho?
Facilita a las empresas la digitalización, categorización, almacenamiento y automatización de la administración de documentos. Ya sea para una pequeña o mediana empresa, este instrumento potencia la gestión de la información y asegura un acceso seguro, ágil y centralizado a todos los archivos de relevancia.
Las principales ventajas de poner en marcha un gestor de documentos incluyen:
Procedimientos como verificaciones, aprobaciones o categorización se llevan a cabo de manera automática, disminuyendo el riesgo de equivocaciones y el esfuerzo operativo.
Se protege la privacidad a través del control de accesos, cifrado y recuperación de documentos. Esto también reduce el cumplimiento de requisitos legales.
Al suprimir el papel, se disminuyen los costes vinculados al archivo en papel y se potencia la eficacia operacional mediante búsquedas más rápidas y procedimientos automatizados.
El acceso a distancia y al mismo tiempo a los documentos desde cualquier dispositivo fomenta el trabajo colaborativo, particularmente en espacios híbridos o distribuidos.
Los administradores actuales incorporan instrumentos analíticos que facilitan la visualización de métricas fundamentales y la generación de informes personalizados.