Ventajas del Gestor Documental en el futuro de la automatización
La transformación digital de los procesos internos ya no es una opción, sino un requerimiento para las empresas que aspiran a mantenerse en la competencia. En este escenario, la implementación de un gestor documental eficaz se establece como una herramienta estratégica esencial. Su puesta en marcha posibilita incrementar la productividad, evitar errores, potenciar la cooperación entre todos y simplificar la toma de decisiones fundamentada en datos, información fiable y actualizada.
Pero, ¿Qué significa precisamente un gestor documental y por qué deberías darle carácter fundamental en tu despacho?
¿Qué significa un gestor de documentos?
Facilita a las empresas la digitalización, categorización, almacenamiento y automatización de la administración de documentos. Ya sea para una pequeña o mediana empresa, este instrumento potencia la gestión de la información y asegura un acceso seguro, ágil y centralizado a todos los archivos de relevancia.
Los roles fundamentales que sobresalen son:
- Automatización de la digitalización de documentos en papel.
- Análisis inteligente de clasificación según el tipo de contenido.
- Almacenamiento seguro con seguimiento posible.
- Automatización de procesos laborales y actividades reiterativas.
Queremos que la innovación haga que la conciliación de bancos sea un proceso rápido, eficiente y libre de errores.
Ventajas estratégicas del gestor documental inteligente:
Las principales ventajas de poner en marcha un gestor de documentos incluyen:
Automatización de procesos repetitivos
Procedimientos como verificaciones, aprobaciones o categorización se llevan a cabo de manera automática, disminuyendo el riesgo de equivocaciones y el esfuerzo operativo.
Seguridad documental
Se protege la privacidad a través del control de accesos, cifrado y recuperación de documentos. Esto también reduce el cumplimiento de requisitos legales.
Costes y ahorro de tiempo
Al suprimir el papel, se disminuyen los costes vinculados al archivo en papel y se potencia la eficacia operacional mediante búsquedas más rápidas y procedimientos automatizados.
Cooperación reforzada
El acceso a distancia y al mismo tiempo a los documentos desde cualquier dispositivo fomenta el trabajo colaborativo, particularmente en espacios híbridos o distribuidos.
Ejecuta decisiones fundamentadas en datos
Los administradores actuales incorporan instrumentos analíticos que facilitan la visualización de métricas fundamentales y la generación de informes personalizados.
Automatiza la gestión de tus movimientos bancarios y optimiza la productividad de tu equipo con nuestra solución inteligente.
Automatización personalizada: workflows personalizados dependiendo de tu asesoría y necesidades emergentes
Uno de los progresos significativos en la gestión documental es la personalización de los workflows de trabajo. Ajustar los procesos laborales a las demandas auténticas de cada compañía facilita la disminución de errores, la eliminación de obstáculos y el incremento de la rapidez de respuesta interna.
Beneficios de los workflows adaptados a tu proceso de trabajo:
- Automatización de funciones administrativas tales como administración de contratos, nóminas o expedientes.
- Disminución de los intervalos de aprobación a través de flujos dinámicos.
- Prevención de duplicidades a través de sistemas inteligentes de identificación de contenidos similares.
- Clasificación avanzada y recuperación efectiva de los datos.
Inteligencia artificial y estudio predictivo:
La Inteligencia Artificial empleada en la gestión documental facilita:- Obtención automática de información, incluso desde documentos que han sido escaneados o deteriorados.
- Conciliación automática de facturas, albaranes y otros documentos esenciales.
- Exámenes inteligentes e identificación de fallos previo a su aprobación.
Inmatic: Módulo de Gestor Documental
Nuestro módulo de gestión de documentos está concebido para ajustarse a cualquier estructura interna de un despacho. Integración de sistemas avanzados de automatización, Inteligencia Artificial y procesos de trabajo sin necesidad de codificación (plataformas no-code), lo que simplifica su puesta en funcionamiento y aplicación.
Características destacables
- Costo reducido:
La automatización de labores monótonas como la verificación, categorización y almacenamiento de documentos disminuye significativamente el tiempo que los equipos emplean en tareas de operación. - Mayor exactitud:
El sistema reduce los errores humanos en la administración de documentos mediante las validaciones inteligentes incorporadas. Esto resulta en un incremento de la confiabilidad de los datos y una optimización en la trazabilidad, particularmente relevante en ámbitos con altos requisitos de cumplimiento normativo. - Total flexibilidad:
La plataforma facilita la personalización total de los flujos laborales, ajustándolos a las demandas particulares de cada departamento o clase de documento. Esta competencia garantiza que los procedimientos sean eficaces y estén en concordancia con las operaciones reales de tu asesoría. - Optimización de la cooperación:
A través de un portal de acceso seguro y centralizado, los trabajadores tienen la posibilidad de consultar, modificar y distribuir documentos desde cualquier sitio y aparato. Esto potencia la comunicación interna, acelera el proceso de toma de decisiones y promueve un ambiente de trabajo conjunto. - Disminución de gastos:
La transformación digital de procedimientos no solo disminuye la utilización de papel, sino que también suprime el costo en almacenaje físico, impresión y reparto de documentos. Además, al mejorar la eficiencia de los recursos humanos y tecnológicos, la compañía consigue una rentabilidad operativa superior. - Una herramienta para cualquier clase de despacho contable:
Desde empresas emergentes hasta grandes empresas, Inmatic se ajusta a los distintos escenarios del mercado. Su escalabilidad posibilita iniciar con procesos elementales y progresar conforme se incrementan las demandas de la empresa. - Workflows personalizados:
Desarrollamos procesos laborales personalizados para que cada sector de tu empresa opere de forma más eficaz. Desde la administración de contratos y facturas, hasta la verificación de nóminas o reportes internos, todo se automatiza de acuerdo a tus procedimientos particulares. - Desarrollo rápido y simple:
Inmatic te permite automatizar los procesos de trabajo en función de tus requerimientos. Esto agiliza la implementación y posibilita que cualquier equipo pueda utilizar la herramienta de manera sencilla y sin interrupciones en su funcionamiento cotidiano.
